Decidere sull’intelligenza artificiale con un metodo – e le carte in mano
pAInRegola è un affiancamento di 3 anni riservato alle pubbliche amministrazioni che usano – o vogliono iniziare a usare – l’intelligenza artificiale.
Mettiamo a disposizione il metodo, i modelli dei documenti e il nostro tempo per applicarli alla realtà del vostro ente, mentre le decisioni restano a voi.
Per cominciare, basta una videocall di un’ora: non c’è nessun questionario da compilare prima.
IA e Pubblica Amministrazione: da dove arriva la pressione…
Un assessore torna da un convegno entusiasta di una soluzione e chiede di adottarla.
Un ufficio attiva un chatbot per conto proprio e l’informatica lo scopre dal DPO.
Oppure un fornitore aggiorna il programma che usate da anni e ci aggiunge una funzione di IA senza che nessuno l’abbia chiesta.
Intanto qualche collega ha già iniziato a riassumere i verbali con un’app gratuita sul telefono, magari inserendo anche dati personali.
Se segui il digitale del tuo ente, probabilmente hai già visto situazioni simili.
E spesso, per gestirle, ci sei solo tu oppure siete in due.
L’intelligenza artificiale può quindi essere entrata nell’ente prima che qualcuno abbia deciso come gestirla.
Il problema, a quel punto, è stabilire chi può autorizzare nuovi strumenti, come valutarli e come motivare un eventuale no, senza passare per quello che blocca l’innovazione.
Intelligenza artificiale nella PA: cosa succede se nessuno mette un ordine?
Quando mancano regole scritte, ogni proposta finisce per diventare una decisione personale.
Se la approvi e poi qualcosa va storto, la responsabilità ricade su chi ha firmato; se invece la respingi senza criteri condivisi, rischi di passare per quello che ostacola l’innovazione.
In entrambi i casi manca un documento a cui fare riferimento per spiegare la scelta.
Il problema si vede soprattutto nei contratti, ed è facile accorgersene troppo tardi.
Un affidamento pluriennale firmato senza clausole sull’IA non disciplina cosa succede se, al secondo anno, il fornitore introduce nuove funzioni di intelligenza artificiale.
Se non gli avete chiesto di comunicarvelo, il contratto potrebbe non prevederlo.
Per questo è importante fare le domande giuste prima della firma, quando c’è ancora modo di stabilire regole chiare.
C’è poi il tema del personale.
Il decreto legislativo 179/2026, in vigore dal 23 ottobre 2026, riguarda anche l’ente come datore di lavoro: le decisioni finali sul rapporto di lavoro, comprese valutazioni e provvedimenti disciplinari, non possono essere affidate soltanto a un sistema di IA.
Inoltre, gli strumenti che incidono sull’organizzazione del lavoro devono entrare nella valutazione dei rischi.
Non è quindi una questione che riguarda solo l’informatica: occorre coinvolgere anche chi segue il personale e la sicurezza.
Intelligenza artificiale nella Pubblica Amministrazione (con le regole al loro posto)
Immagina che domani l’assessore proponga un nuovo strumento di IA.
Invece di discuterne soltanto a voce, puoi spiegargli che il fornitore deve compilare un questionario e che la proposta sarà valutata con il metodo adottato dall’ente.
Tu prepari e documenti la valutazione tecnica; la decisione resta a chi deve prenderla.
Con lo stesso metodo sai quali sistemi di IA vengono usati, da chi e con quali dati, perché sono tutti registrati in un documento.
Il personale conosce le regole e ha fatto la formazione. Se poi cambia l’amministrazione o qualcuno lascia l’ufficio, chi arriva trova le scelte già documentate e può capire perché sono state fatte.
Non promettiamo una conformità garantita una volta per tutte.
Il quadro normativo si sta ancora completando e nessuno può farlo.
Ti aiutiamo invece a tenere in ordine valutazioni, decisioni e motivazioni, in modo che l’ente possa dimostrare come ha lavorato.
Una proposta di IA, con e senza metodo
Senza metodo
- La proposta arriva a voce
- Se ne discute per caso
- Chi firma decide da solo
- Nessun atto a cui appoggiarsi
Con metodo
- La proposta arriva al referente
- Il fornitore compila il questionario
- La valutazione tecnica è scritta
- Decide che deve decidere, con le carte
Intelligenza artificiale nella PA “in regola”: come si parte?
Dopo la firma ti mandiamo una mail con tre date tra cui scegliere per la prima videocall di un’ora.
Alleghiamo un’agenda di una pagina: di cosa parleremo, chi è utile coinvolgere e quali documenti conviene avere a portata di mano, se già li avete.
Non devi compilare questionari prima dell’incontro.
Il censimento lo facciamo insieme, ufficio per ufficio, cercando l’IA anche negli strumenti in cui nessuno pensa di trovarla.
Dopo la call, delle valutazioni ci occupiamo noi.
Intelligenza artificiale “in regola”: cosa riceve il tuo ente?
Il Fascicolo IA
È il registro in cui raccogliamo, una volta sola, le informazioni su ogni sistema di intelligenza artificiale usato dall’ente.
Attraverso una serie di domande semplici ricostruiamo cosa fa, qual è il suo livello di rischio e quali adempimenti richiede.
Il fascicolo comprende anche la gestione della valutazione d’impatto, da attivare soltanto per i sistemi per cui è prevista.
La classificazione finale resta una decisione dell’ente, che viene documentata e motivata.
La relazione di verifica del fornitore
Prima di un acquisto, il fornitore risponde a un questionario su aspetti concreti, come il trattamento dei dati, l’addestramento, i sub-responsabili e la trasparenza.
Noi esaminiamo le risposte e prepariamo una relazione con un esito comprensibile: il sistema si può usare, non si può usare oppure si può usare rispettando determinate condizioni.
Quando si tratta di grandi fornitori generalisti, partiamo dalla documentazione che hanno già pubblicato, per non appesantire inutilmente il questionario.
Il Regolamento IA con due allegati
È il documento con cui l’ente definisce ruoli, regole d’uso e obblighi di trasparenza verso cittadini e personale.
Per evitare di dover riaprire il regolamento a ogni novità, teniamo in due allegati separati le parti che possono cambiare più spesso: il quadro normativo e gli utilizzi ammessi o vietati.
Prepariamo tutto tenendo conto dell’organizzazione dell’ente, mentre la scelta di quando approvare il regolamento resta vostra.
Il Piano di governance
È la mappa delle attività da svolgere e dell’ordine in cui affrontarle.
La carichiamo su PianoTD, la nostra piattaforma per la gestione dei piani dell’ente, in modo da avere un percorso di lavoro chiaro.
I memo IA per contratti e gare
Sono due modelli rivisti da un legale esperto di contratti pubblici.
Il primo riguarda i contratti ICT già in corso, quando il fornitore introduce funzioni di IA, e aiuta a capire cosa chiedergli e come valutare le risposte.
Il secondo è dedicato agli atti di gara: contiene le clausole da inserire negli affidamenti ICT e un livello base per l’acquisto di sistemi di intelligenza artificiale.
Tiene conto anche della dichiarazione sull’uso dell’IA che ANAC ha inserito nella domanda di partecipazione del bando tipo, spiegando come riprenderla nelle altre procedure.
La formazione di base
Le regole contenute nel regolamento diventano un percorso formativo rivolto a tutto il personale. Si segue sulla piattaforma, che registra la partecipazione e rilascia gli attestati.
Il regolamento, il fascicolo e i memo vengono consegnati in Word ed Excel, così potete adattarli alle vostre esigenze.
Le guide e le relazioni, invece, arrivano in PDF.
Intelligenza artificiale “in regola”: cosa succede durante i 3 anni?
Il lavoro continua anche dopo la consegna dei documenti, perché le condizioni dei fornitori possono cambiare: nuove funzioni, sedi diverse per i dati, nuove regole sull’addestramento.
Le controlliamo periodicamente su cinque punti e, quando cambia qualcosa, vi mandiamo una nota di una pagina.
Vi chiediamo soltanto di inoltrarci gli avvisi sulle modifiche dei termini che ricevete dai fornitori, perché spesso arrivano a voi per primi.
Nei tre anni ci sono anche appuntamenti riservati per i casi concreti del vostro ente e le proposte che vi vengono sottoposte.
Quando cambia una norma, aggiorniamo modelli e allegati, così avete documenti che continuano a essere utilizzabili.
Teniamo fermo un principio: prima le regole e la formazione, poi le licenze.
Comprare strumenti a pagamento prima che le persone sappiano usarli significa rischiare di pagare prodotti che poi nessuno utilizza.
Perché le altre strade, da sole, non bastano
Chi vende il software
Il fornitore vuole vendervi il suo prodotto, ed è normale. Ma chi vi aiuta a valutarlo deve stare dall’altra parte del tavolo.
Noi non vendiamo sistemi di IA e non scegliamo una piattaforma al posto vostro.
La circolare interna
È un buon primo passo, e su questo sito ne trovate un modello gratuito.
Serve a dare indicazioni ai dipendenti sull’uso dell’IA, ma non disciplina fornitori e acquisti: per quelli servono un regolamento e un metodo.
Il DPO
Si occupa della protezione dei dati, che viene prima di tutto: se un acquisto non supera la valutazione privacy, non arriva nemmeno a quella sull’IA.
La classificazione rispetto all’AI Act e la verifica del fornitore sono però attività diverse.
Noi lavoriamo con il vostro DPO, senza sostituirlo.
Aspettare le linee guida AgID
Sono ancora in bozza e non sono vincolanti. Il nostro metodo si basa sull’AI Act e sulla legge 132/2025, che sono già in vigore.
Quando le linee guida saranno definitive aggiorneremo l’allegato normativo; il lavoro di censimento e verifica già fatto resterà valido.
Nel frattempo gli enti continuano a firmare contratti.
Fare da soli
Si può, se l’ente ha tempo e competenze giuridiche al proprio interno.
Ma in un ufficio di una o due persone non è facile trovare le ore per preparare regolamento, questionari per i fornitori e clausole di gara, e poi tenerli aggiornati.
Cosa non facciamo
Non vendiamo sistemi di IA, non sostituiamo il DPO e non facciamo consulenza legale sul singolo affidamento.
I modelli sono rivisti da un legale e vi spieghiamo come usarli; per una gara importante, un sistema ad alto rischio o una contestazione con un fornitore, vi indichiamo un legale esperto di contratti pubblici, che quota a parte.
pAInRegola: chi c’è dietro?
pAInRegola nasce dal team di Transizione Digitale, che affianca oltre 500 enti pubblici sui temi della transizione digitale e ha formato più di 35.000 persone.
Questa esperienza influenza anche il modo in cui prepariamo i documenti: devono essere comprensibili e utilizzabili da chi lavora ogni giorno in un ufficio pubblico, non soltanto corretti sulla carta.
Oggi il servizio segue un ente turistico, una regione, un’azienda sanitaria, un ordine professionale e diversi comuni.
Sono realtà molto diverse per dimensioni, attività e fornitori, ed è proprio per questo che il metodo va adattato a ciascun ente.
500+
enti pubblici seguiti da Transizione Digitale
35.000+
persone formate
Oltre ai Comuni, siamo in grado di seguire:
- Enti turistici
- Regioni
- Aziende Sanitarie
- Ordini professionali
pAInRegola: i 3 percorsi di affiancamento
Sul MePA trovi pAInRegola in tre percorsi: AVVIA, GUIDA e ACCELERA.
I documenti previsti e il controllo dei fornitori sono gli stessi per tutti; a cambiare sono il tempo che possiamo dedicare all’ente e le attività formative aggiuntive.
| AVVIA | GUIDA | ACCELERA | |
| Fascicolo IA, con la gestione della valutazione d’impatto | sì | sì | sì |
| Relazioni di verifica dei fornitori | sì | sì | sì |
| Regolamento IA con allegati e Piano di governance | sì | sì | sì |
| Memo IA per contratti e gare | sì | sì | sì |
| Formazione di base per il personale | sì | sì | sì |
| Controllo periodico delle condizioni dei fornitori | sì | sì | sì |
| Appuntamenti riservati | fino a 3 | fino a 4 | fino a 6 |
| Formazione avanzata (prompting, RAG) | no | in preparazione per il 2027 | in preparazione per il 2027 |
| Laboratorio IA, incontri mensili dal vivo | no | in preparazione per il 2027 | in preparazione per il 2027 |
I 3 percorsi: cosa cambia e cosa resta uguale
- AVVIA è pensato per gli enti con una struttura semplice, pochi sistemi di IA, pochi fornitori e una bassa esposizione. Può essere il percorso giusto per un piccolo comune o un ordine professionale che vuole prima di tutto mettere in ordine gli aspetti essenziali
- GUIDA si rivolge agli enti in cui più uffici chiedono nuovi strumenti, i fornitori da seguire sono diversi e le proposte richiedono decisioni frequenti. Se l’intelligenza artificiale è già un argomento ricorrente nel vostro ente, è il percorso da cui suggeriamo di partire
- ACCELERA è rivolto agli enti più grandi o più esposti, con molti fornitori, un’organizzazione articolata oppure sistemi che incidono direttamente sulle persone e richiedono quindi occasioni di confronto più frequenti
Il prezzo viene definito in base al numero di fornitori di IA da seguire nel triennio, all’esposizione dell’ente e alla complessità della sua struttura. Lo indichiamo nell’offerta dedicata, insieme al codice MePA.
Affiancamento pAInRegola: devi farlo approvare?
Questa parte è pensata soprattutto per chi deve autorizzare la spesa, come il segretario, il direttore o il dirigente.
L’intelligenza artificiale può essere già presente negli strumenti d’ufficio, nei programmi dei fornitori e perfino nei telefoni dei dipendenti, anche se l’ente non ha ancora deciso formalmente di adottarla.
Senza un metodo, ogni nuova proposta viene accettata o respinta caso per caso e chi firma deve assumersi la responsabilità della scelta senza un quadro di riferimento condiviso.
Con pAInRegola l’ente dispone di un registro dei sistemi, di verifiche scritte sui fornitori, di un regolamento con allegati aggiornabili, di modelli per contratti e gare e di un controllo che prosegue nel tempo.
Il lavoro operativo lo prepariamo noi; all’ente chiediamo di partecipare all’incontro iniziale, inoltrare i questionari ai fornitori e decidere sull’approvazione del regolamento.
Le decisioni, naturalmente, restano sempre all’ente.
Per un sindaco o un presidente, il vantaggio è poter valutare le proposte con criteri chiari: quelle utili possono andare avanti senza inutili rallentamenti, mentre quelle inadatte possono essere respinte spiegando bene il perché.
Intelligenza artificiale nella PA “in regola”: come si comincia?
Se volete iniziare in autonomia, sul sito trovate gratuitamente il modello di circolare sull’uso dell’IA, da adattare al vostro ente.
Se invece volete valutare un affiancamento, possiamo fissare una prima call per capire insieme quanti sistemi e fornitori avete e quale dei tre percorsi è più adatto.
Da lì prepariamo un’offerta per la vostra realtà.